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Manual de usuario Red Ofisat

Tabla de contenidos:

1. Definición del entorno

  • Actores:
    • La Central: Es el proyecto principal y tiene el control de todas las acciones.
    • Los grupos CAT-SAT: Son los diferentes subproyectos.
    • Responsable del CAT-SAT: Es el responsable (manager) de resolver las acciones reportadas por la Central o por su grupo.
  • Las diferentes acciones se catalogan a través de las categorías de los proyectos, que en buena parte de los casos van a dar cuenta del origen de las acciones, y son las mismas en todos los grupos.
    • Reuniones
    • Auditorías internas
    • Auditorías externas
    • Acción correctiva (en este caso los también indicadores catalogan la acción correctiva y pueden ser origen de nuevas acciones)
  • Las acciones se resuelven por los agentes que corresponden a usuarios asociados a un grupo (CAT-SAT).

2. Caso de uso

  • La central o cualquier otro agente detecta una acción.
  • La acción se crea en el proyecto correspondiente y se define su origen.
    • Si la acción proviene de una reunión se crea una acción y se define la categoría como "Reunión". Este tipo tipo de acción tiene un campo relativo a los participantes de la reunión.
    • Si la acción proviene de una auditoría se crea una acción y se define la categoría como "Auditoría" (interna o externa según el caso).
    • Si el origen es una acción correctiva puede ser catalogada según unos indicadores.
  • Todas las acciones tienen Fecha de Inicio, Fecha de Finalización y % de Resolución.
  • La acción queda asignada al responsable correspondiente.
  • El responsable puede:
    • Rechazar la acción: para lo cual cierra la acción definiendo el estado de la acción como "Cerrado".
    • Aceptar la acción: para lo cual resuelve la acción añadiendo tanta información como considere oportuna y define el estado como "Resuelto".
  • Cuando el estado de la acción es resuelto o cerrada la central la revisa y esta a su vez puede:
    • Rechazar la acción del responsable debido a que la resolución no es correcta o el rechazo de un responsable no se acepta. En este caso se reasigna la incidencia a quién proceda.
    • Aceptar la acción del responsable.

A continuación se describen las diferentes opciones del gestor de acciones.

3. El gestor de acciones Red Ofisat

El acceso al gestor de acciones Red Ofisat se realiza a través de un formulario acceso que requiere el nombre de usuario y la contraseña. La opción Recordar marcada en el acceso permite desde ese momento acceder a la página de inicio o panel de acceso rápido.

3.1. La página de inicio

La página inicial consta de cuatro partes principales:

  • La cabecera de la página
  • El menú de pestañas
  • El menú lateral
  • Panel de acceso rápido

3.1.1. Cabecera de la página

Muestra el nombre del proyecto actual precedido por el nombre de usuario.

3.1.2. Menú de pestañas

Se compone de cuatro pestañas:

  • Inicio: Enlaza al usuario a la Página de inicio.

  • Listado: Muestra el listado de acciones del proyecto seleccionado.

  • Ayuda: Muestra la documentación sobre el gestor de acciones.

  • Salir: Sale de la sesión actual del gestor de acciones. Se desactivará la opción Recordar.

3.1.3. Menú lateral

El menú lateral dispone de 2 cuadros funcionales:

  • El cuadro de búsqueda: Realiza una búsqueda genérica en las acciones (resumen, descripción y notas) en función del proyecto seleccionado y los filtros.

  • El cuadro de cambio de proyecto: Desde el combo de proyecto es posible cambiar de proyecto y a través del enlace [Establecer por defecto] es posible establecer un proyecto por defecto.

3.1.4. Panel de acceso rápido

El panel de acceso rápido se compone de un conjunto de enlaces predefinidos de Listados y Acciones:

  • Listados: Son listados de distintos tipos de acciones.

    • Mis acciones: Listará las acciones asignadas al propio usuario.

    • Acciones correctivas: Listará las acciones que pertenezcan a la categoría Acción correctiva.

    • Reuniones: Listará las acciones que pertenezcan a la categoría Reunión.

    • Auditorías internas: Listará las acciones que pertenezcan a la categoría Auditoría interna.

    • Auditorías externas: Listará las acciones que pertenezcan a la categoría Auditoría externa.

  • Acciones: Son distintos tipos de acciones predefinidas.

    • Nueva acción: Crea una acción tomando como categoría por defecto Acción correctiva.

    • Nueva reunión: Crea una acción tomando como categoría por defecto Reunión.

    • Nueva auditoría interna: Crea una acción tomando como categoría por defecto Auditoría interna.

    • Nueva auditoría externa: Crea una acción tomando como categoría por defecto Auditoría externa.

3.2. Listados

La página de listado se compone de:

  • Un buscador con sus correspondientes filtros.
  • Un listado de acciones de acuerdo a los filtros seleccionados.

3.2.1. El buscador y los filtros de búsqueda

El buscador realizará la búsqueda de acuerdo a los filtros establecidos. Los filtros son una característica avanzada del buscador que permite realizar y optimizar búsquedas. Utilizando filtros, establecemos las condiciones de búsqueda de determinadas acciones. Se pueden utilizar uno o varios filtros a la vez combinados con palabras en cuadro de búsqueda.

Si queremos ver los filtros que tenemos disponibles haremos click sobre el símbolo + que aparece a la izquierda de la palabra buscar.

Una vez desplegado su aspecto es el siguiente:

Los filtros aplicables a las búsquedas son los siguientes:

  • Asignada a: El usuario que aparece en el campo Asignada a de la acción.

  • Categoría: La categoría a la que pertenece la acción.

  • Estado: El estado en el que se encuentra la acción.

  • % de Resolución: El porcentaje de la fase de resolución de la acción.

  • Fecha Finalización: La fecha de finalización establecida en la acción.

  • Fecha Inicio: La fecha de inicio establecida en la acción.

  • Indicador: El indicador o indicadores establecidos en la acción de tipo Acción correctiva.

  • Participantes: Los participantes que figuran en la acción de tipo Reunión.

Los valores que podemos establecer en cada filtro se mostrarán en un menú desplegable, facilitando las búsquedas.

3.2.2. Listado de acciones

En esta tabla se muestran las diferentes acciones que cumplen los criterios establecidos en los filtros. Estos listados son ordenables ascendentemente y descendentemente según los campos de las diferentes columnas. Los detalles de la acción pueden obtenerse a través de los enlaces en el ID o el resumen.

Las diferentes acciones se gestionan a través del menú contextual que se activa dentro de la tabla con el botón derecho del mouse.

3.2.3. Menú contextual

Si pulsamos el botón derecho del ratón sobre cualquier fila de la tabla aparecerá el menú contextual.

Utilizando este menú podemos acceder, modificar y crear acciones. La posición del ratón en el click determina y selecciona la acción correspondiente:

  • Ver: Muestra los detalles de la acción, al igual que hacer click sobre el ID o el resumen.

  • Nueva: Abre una ventana modal que contiene un formulario de creación de una acción.

  • Nueva acción hija: Abre una ventana modal y crea una acción hija de la acción seleccionada con la posición del mouse.

  • Nueva nota: Abre una ventana en la que podemos introducir una nueva nota en la acción seleccionada.

  • Actualizar: Nos envía a un formulario en el que podemos modificar la acción seleccionada.

  • Asignar a: Nos envía a un formulario en el que podemos seleccionar un usuario desde un menú desplegable y asignarle la acción.

  • Resolver: Resuelve la acción seleccionada.

  • Copiar: Nos envía a un formulario donde podemos seleccionar un proyecto al que copiar la acción, realiza una copia exacta de la acción en el proyecto seleccionado.

  • Borrar: Nos muestra una ventana de confirmación y si aceptamos, elimina la acción seleccionada.

  • Actualizar %: Nos envía a un formulario donde podemos modificar el porcentaje de resolución de la acción en un menú desplegable.

  • Actualizar Fecha Inicio: Nos envía a un formulario donde podemos modificar la fecha de inicio de la acción.

  • Actualizar Fecha Finalización: Nos envía a un formulario donde podemos modificar la fecha de finalización de la acción.

  • Volver: Vuelve a la página anterior.

  • Ir a inicio: Nos dirige a la Página de inicio

/!\ Si se selecciona una opción del menú haciendo click derecho sobre una fila de la tabla que no corresponde a una acción, recibiremos el siguiente mensaje de error: No se ha seleccionado ninguna acción. La única excepción es la opción Crear, porque no necesita trabajar sobre ninguna acción existente.

3.3. Ver acción

En esta página pueden verse todos los detalles de la acción, las notas, las relaciones, los archivos adjuntos y el historial de la acción. Los cuadros de notas, relaciones e historial pueden desplegarse y replegarse a través de + y -

Pulsando el botón derecho del ratón sobre los detalles de la acción, se nos abre un menú contextual, con las opciones ya comentadas:

  • Actualizar
  • Resolver
  • Copiar
  • Nueva acción hija
  • Nueva nota
  • Volver
  • Ir a inicio

Después se visualizan las relaciones que tiene esta acción. Mediante el ID podemos acceder a las acciones relacionadas y mediante la opción [Eliminar], podemos eliminar la relación.

La sección Notas tiene su menú contextual propio pulsando el botón derecho del ratón sobre una de las nota:

  • Editar nota: Abre una ventana modal donde se edita la nota seleccionada.

  • Eliminar nota: Elimina la nota seleccionada.

  • Nueva nota: Abre una ventana modal para la creación de notas.

Finalmente, en los detalles de la acción encontramos el historial, a través del cual sabemos qué cambios se han realizado en una determinada acción.

3.4. Nueva acción

Hay distintas formas de crear acciones:

  • Desde la página de inicio y utilizando los enlaces correspondientes.
  • Desde el listado, desplegando el menú contextual mediante el botón derecho del ratón y seleccionando la opción Nueva.

  • Desde el listado, desplegando el menú contextual y seleccionando la opción Nueva acción hija, relacionando de esta manera la acción sobre la que se ha hecho click derecho con la nueva que va a crear.

  • Desde el listado, desplegando el menú contextual y seleccionando la opción Copiar, podremos copiar la acción a otro proyecto.

Como sabemos, hay cuatro categorías a las que pueden pertenecer las acciones:

  • Acción Correctiva
  • Reunión
  • Auditoría Interna
  • Auditoría Externa

Cada una de las categorías define la estructura de la acción, es decir, en dos acciones de categorías diferentes no se muestran (ni se guardan) los mismos campos. El formulario con los campos básicos corresponde a la acción que se categoriza como Auditoría Externa o Auditoría Interna.

3.4.1. Acciones de categoría Auditoría

Las acciones que se categorizan como Auditoría Externa o como Auditoría Interna disponen de la estructura base de las acciones de las demás categorías, es decir, las acciones de las demás categorías, tendrán todos los campos que tienen las de tipo Auditoría más las que sean específicas de la categoría, como por ejemplo, las de Acción Correctiva (Indicador) o Reunión (Participantes).

Los campos mostrados son los siguientes:

  • Categoría: Auditoría Externa o Auditoría Interna

  • Resumen: Breve resumen o título de la acción.

  • Descripción: Descripción de la acción.

  • Asignar a: El usuario asignado a la acción.

  • % de Resolución: Se selecciona el porcentaje desde un menú desplegable.

  • Fecha de Finalización: Fecha de Finalización de la acción. Se puede utilizar el calendario JSCalendar.

  • Fecha de Inicio: Fecha de Inicio de la acción. Se puede utilizar el calendario JSCalendar.

3.4.2. Acción Correctiva

Estas acciones, además de todos los campos de la estructura base, muestran el campo Indicador.

3.4.3. Reunión

Estas acciones, además de todos los campos de la estructura base, muestran el campo Participantes.

3.4.4. Nueva acción hija

También es posible crear nuevas acciones y relacionarlas, a través de la opción "Nueva acción hija" del menú contextual:

3.4.5. JSCalendar

Se trata de un calendario emergente que facilita en gran medida la inserción de fechas en las acciones. Para poder utilizar el calendario JSCalendar, haremos click sobre el icono del calendario en la sección Fecha de inicio o Fecha de finalización:

Una vez aparece el calendario, podemos seleccionar un día haciendo click sobre él y este se asignará automaticamente en la sección de fecha correspondiente.

3.5. Actualizar acción

Si queremos actualizar una acción, haremos click en la opción "Actualizar" del menú contextual, accediendo a un formulario como el siguiente:

3.6. Acciones rápidas

Desde el menú contextual también es posible actualizar determinados campos y ejecutar acciones:

  • Asignar a
  • Resolver
  • Actualizar %
  • Actualizar Fecha Inicio
  • Actualizar Fecha Finalización

3.6.1. Asignar a

Presenta una lista de posibles usuarios a los asignar la acción seleccionada.

3.6.2. Resolver

Cambia el estado de acción a "Resuelto" y el campo "% de resolución a 100%

3.6.3. Actualizar %

Actualiza el % de resolución de la acción.

3.6.4. Actualizar Fecha Inicio

Actualiza la fecha inicio de la acción a través de un calendario.

3.6.5. Actualizar Fecha Fin

Actualiza la fecha de finalización de la acción a través de un calendario.

3.7. Tooltip

En el menú de listado, al posicionar el ratón sobre el símbolo [+] de la columna Rels. se pueden visualizar las acciones hijas de la acción correspondiente.

3.8. Exportar a excel

Dentro del menú contextual de listado de acciones hay dos opciones disponibles de exportación a Excel.

  • Exportar listado a Excel: Se exportan a Excel todas las acciones del filtro actual del menú listado (así como sus acciones hijas)
  • Exportar acción a Excel: Se exporta a Excel la acción (seleccionada a partir de la posición del ratón) y sus correspondientes acciones hijas. Además se puede visualizar una cabecera personalizada con la información de la acción (reunión) padre, fecha, participantes, teléfono y secretario.

Mantis/ManualUsuario (last edited 2008-06-09 09:46:59 by CesarCapillas)

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